コンサルタントが月に一度報告書を持ってくる。そのモデルに慣れている会社は多いですが、月次では問題が大きくなってから気づくことがほとんどです。週次チェックインは、その間隔を縮めることで、小さな問題を小さいうちに修正するための仕組みです。
月次報告の限界 ¶
月次報告の問題は、タイムラグです。何か問題が起きても、報告のタイミングまで表面化しないことがあります。特に、現場の担当者が「これは報告するほどのことではない」と判断した問題は、月次では永遠に上がってきません。週次であれば、その判断の前に話す機会があります。
週次チェックインの具体的な進め方 ¶
MeshZone42では、週次チェックインを30分から45分で設定しています。アジェンダは毎回同じで、先週のアクションの確認、今週の数字の確認、課題と障害の共有、来週のアクションの決定の4項目です。この型を守ることで、毎回ゼロから議題を考える必要がなくなります。
何を数字で追うかを先に決める ¶
週次チェックインを機能させるには、追う数字を事前に決めておくことが必要です。「売上」だけでは粒度が粗すぎます。「新規顧客からの売上」「リピート率」「平均単価」など、アクションに結びつく数字を3つから5つに絞ります。それ以上になると、どれも見なくなります。
よくある失敗：チェックインが報告会になる ¶
週次チェックインが形骸化するパターンで最も多いのは、「報告会」になることです。担当者が先週やったことを読み上げて終わる。それでは意味がありません。チェックインの目的は、問題を早期に発見して対処することです。「何が予定通りでなかったか」を必ず聞くようにしています。
週次を続けるためのコツ ¶
週次チェックインを3ヶ月以上続けているクライアントに共通しているのは、曜日と時間を固定していることです。「毎週火曜日の10時」と決めてしまえば、調整のコストがなくなります。また、30分を超えないようにすることも重要です。長くなると、参加者の集中力が落ちます。
週次チェックインは、コンサルタントとクライアントの関係を「報告を受ける側と報告する側」から「一緒に地図を読む仲間」に変えます。もし月次報告に物足りなさを感じているなら、試してみる価値はあります。